Постановления
| 11.11.2019 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ЕЛЬНИКОВСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ ЕЛЬНИКОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ
ОГЛАВЛЕНИЕ
I. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства, установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности администрации Ельниковского сельского поселения Ельниковского муниципального района Республики Мордовия (далее – Администрация). 1.2. Инструкция разработана с учетом: - Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477; - Приказа Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. N 44 - ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12 2016 № 2004-ст; - Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года № 76; 1.4. Требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение. 1.5. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами возлагается на лицо, ответственное за ведение делопроизводства. Методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Администрации осуществляет Врио главы администрации. При смене ответственного за делопроизводство составляется акт приема-передачи документов и дел. 1.8. Работники Администрации несут дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством Российской Федерации ответственность за не соблюдение требований Инструкции, сохранность, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов. 1.9. Документы и дела, образующиеся в процессе деятельности Администрации, должны храниться в условиях, обеспечивающих их сохранность.
II. Документирование управленческой деятельности 2.1. Общие требования к созданию документов
2.1.1. Организационно-распорядительные документы, создаваемые в деятельности Администрации, должны быть оформлены по правилам, установленным индивидуальной инструкцией по делопроизводству Администрации. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные (утвержденные) документы не допускается. 2.1.2. Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов А5 (148210 мм), А6 (105х148). 2.1.3. При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». (Приложение № 1). 2.1.4. Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее. Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм. 2.1.5. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов. Электронные шаблоны бланков документов должны быть идентичны бланкам документов на бумажном носителе. 2.1.6. Для изготовления документов в Администрации используются: - общий бланк; - бланк конкретного вида документа (постановления, распоряжения, протокола и т.д.); - бланк письма. Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма. 2.1.7. В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков – угловой (приложение № 2) и продольный (приложение № 3). 2.1.10. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются по середине верхнего поля документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. 2.1.11. Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов N 12, 13, 14. При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров. 2.1.12. Абзацный отступ текста документа – 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом. Текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала. Интервал между буквами в словах – обычный. Интервал между словами – один пробел.
2.2. Оформление реквизитов документов
2.2.1. Изображение герба (геральдического знака) Изображение герба (геральдического знака) помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами Администрации – автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. 2.2.2. Код формы документа Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.
Например: Форма по ОКУД 0211151.
2.2.3. Наименование Администрации Наименование Администрации – автора документа (полное и сокращенное) указывается в точном соответствии с Уставом. Под полным наименованием Администрации в скобках указывают ее сокращенное наименование. 2.2.4. Наименование должности лица - автора документа Наименование должности лица – автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель муниципального образования. Наименование должности лица – автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность. 2.2.5. Справочные данные об Администрации Справочные данные об Администрации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес. 2.2.6. Наименование вида документа Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности). Датой документа является дата его подписания (постановления, распоряжения, письма и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол). Для утверждаемого документа (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.) – дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ или ответственным за делопроизводство при регистрации документа. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов: арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2019; словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2019 г. Обязательным является требование единообразия написания дат в одном конкретном документе. Дата документа указывается в специально отведенном месте бланка, если документ готовится на бланке. Если документ готовится не на бланке, его дата проставляется ниже текста рядом с подписью. 2.2.8. Регистрационный номер документа Регистрационный номер документа – цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению Администрации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом должностного лица и др.). На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения). 2.2.9. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает номер и дату документа, на который дается ответ.
Например: На № 108 от 08.10.2019.
Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов. Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением. На бланках документов указывается место составления или издания документа, за исключением бланков писем. Например: с. Ельники, пл. 1 Мая, д. 21. 2.2.11. Гриф ограничения доступа к документу Проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации. Виды используемых в Администрации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации. Например:
Для служебного пользования. Экз. № 2 2.2.12. Адресат Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо. Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки. При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица. Например:
Главе Ельниковского муниципального района Республики Мордовия
Бекешову Ю.А.
При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже. Например: Администрация Ельниковского муниципального района Республики Мордовия При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения. Например:
Администрация Ельниковского муниципального района Республики Мордовия
Финансовое управление
При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы. Например:
Администрация Ельниковского муниципального района Республики Мордовия
Начальнику финансового управления Фамилия И.О.
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина. Например: г-ну Фамилия И.О. г-же Фамилия И.О.
При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно. Например: Главам сельских поселений Ельниковского муниципального Района Республики Мордовия
Руководителям управлений и отделов администрации Ельниковского муниципального района Республики Мордовия
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)». Например: Руководителям управлений и отделов администрации Ельниковского муниципального района Республики Мордовия (по списку) В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234. Например:
Администрация Ельниковского муниципального района Республики Мордовия Ленина ул., д. 14, с. Ельники, Ельниковский район, Республика Мордовия, 431370
Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами). При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия инициалы, почтовый адрес. Например:
Фамилия И.О.
Ленина ул., д. 14, с.Ельники, Ельниковский район, Республика Мордовия, 431370
При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса). Например:
Администрация Ельниковского муниципального района Республики Мордовия Elnss2009@yandex.ru 2.2.13. Гриф утверждения документа Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, распоряжением) или решением коллегиального органа. Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:
УТВЕРЖДАЮ Врио главы администрации Ельниковского сельского поселения Ельниковского муниципального района Республики Мордовия
Подпись И.О. Фамилия Дата
При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.
(Положение) УТВЕРЖЕНО постановлением администрации Ельниковского сельского поселения Ельниковского муниципального района Республики Мордовия от ______ 2019 г. № ___
(Регламент работы) УТВЕРЖДЕН распоряжением администрации Ельниковского сельского поселения Ельниковского муниципального района Республики Мордовия от _______ 2019 г. № ____ 2.2.14. Заголовок к тексту Заголовок к тексту – краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»: - распоряжение о создании аттестационной комиссии; - распоряжение (о чем?) об утверждении штатного расписания; - письмо (о чем?) о предоставлении информации. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4–5 строк. 2.2.15. Текст документа Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственных языках Республики Мордовия (русском, мордовском (мокшанском, эрзянском)) в соответствии с Законом Республики Мордовия от 06.05.1998 № 19-З «О государственных языках Республики Мордовия». В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты: - наименование документа, наименование организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа; - наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа. Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех. В постановлениях текст излагается от третьего лица единственного числа («п о с т а н о в л я е т»). В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия... постановляет», «собрание... решило»). Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ»). В документах, устанавливающих права и обязанности администрации (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («администрация осуществляет функции...», «в состав комиссии входят...», «комиссия провела проверку...»). В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («постановляем», «решили»). В деловых (служебных) письмах используются формы изложения: - от первого лица множественного числа («просим направить...», «представляем на рассмотрение...»); - от третьего лица единственного числа («администрация не возражает...», «администрация считает возможным...»). В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения. При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии. В деловых (служебных) письмах могут использоваться: - вступительное обращение: Уважаемый Николай Петрович! Уважаемая Ольга Николаевна! Уважаемые господа!
В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются. - заключительная этикетная фраза:
С уважением, ...
2.2.16. Отметка о приложении Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к сопроводительному письму, иному информационно-справочному документу, или о том, что документ является приложением к основному документу (нормативному, распорядительному или иному). В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом: - если приложение названо в тексте:
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
- если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:
Приложение: 1. Положение об архиве администрации Ельниковского сельского поселения Ельниковского муниципального района Республики Мордовия на 5 л. в 1 экз. 2. Справка о кадровом составе администрации Ельниковского сельского поселения Ельниковского муниципального района Республики Мордовия на 2 л. в 1 экз.
- если приложение (приложения) сброшюровано(ы):
Приложение: паспорт социально-экономического развития Ельниковского сельского поселения в 2 экз.
- если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц: Приложение: договор возмездного оказания услуг от 05.09.2017№ 32-17/72 и приложения к нему, всего на 7 л.
- если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):
Приложение: CD в 1 экз.
При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов. В распорядительных документах (постановлениях, решениях, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:
- в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: ...(приложение) или... (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: ... (приложение № 1); - на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается: Приложение № 1 к постановлению администрации Ельниковского сельского поселения Ельниковского муниципального района Республики Мордовия от ______ 2019 г. № ____
Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки. Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение. Например: Приложение 1 УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации Ельниковского сельского поселения Ельниковского муниципального района Республики Мордовия От _______ 2019 г. № ____
2.2.17. Гриф согласования документа Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться: - на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, – нетитульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю); - на последнем листе документа под текстом; - на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования. Например:
СОГЛАСОВАНО Глава Ельниковского муниципального района Республики Мордовия Подпись И.О. Фамилия
Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию – автора документа, дату и номер письма. Например:
СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия от ______________ № ___ СОГЛАСОВАНО письмом Росархива от ___________ № ____
Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Например:
Начальник финансового управления администрации Ельниковского муниципального района Республики |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Назад | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||